Neu in HybridForms Trusted.AI: Formulare mit natürlicher Spracheingabe
HybridForms Trusted.AI kann Formulare nun auch aus frei formulierter Sprache vorbefüllen. Neben der gewohnten Eingabe Feld für Feld lässt sich direkt im Formular ein KI-Assistent öffnen: Der Nutzer beschreibt den Sachverhalt in natürlicher Sprache, gesprochen oder getippt, und schickt ihn an den Assistenten. Dieser zeigt dann an, welche Felder er automatisch befüllt hat, und listet auf, welche Pflichtangaben noch fehlen. Der Nutzer prüft jede übernommene Angabe, korrigiert und ergänzt. Erst dieser vom Menschen verantwortete Inhalt wird übermittelt und, wo das Verfahren es verlangt, mit der Unterschrift rechtsverbindlich. Die KI dahinter arbeitet ausschließlich auf Servern des Kunden, als Teil der Trusted.AI-Edition des HybridForms Servers.
Der Fachbegriff dafür lautet Natural Language Mapping. Die Engine liest aus dem live gesprochenen oder eingetippten Text heraus, was darin beispielsweise Name, Zeitpunkt, Ort oder Zustand ist, und trägt es strukturiert in die vorgesehenen Felder ein. Katalogwerte, Bedingungen und Formularabschnitte setzt sie gleich mit. Im Testbetrieb ging die Erfassung auf diesem Weg im Schnitt drei- bis viermal schneller als die Feld-für-Feld-Eingabe über die Tastatur.
So läuft die Eingabe mit Natural Language Mapping ab
Das Formular öffnet sich wie bisher, und wer möchte, füllt es weiterhin Feld für Feld aus. Wer den KI-Assistenten nutzen will, öffnet diesen über das Icon »KI-Assistent« in der Fußleiste der App. Dort entscheidet der Nutzer, ob er den Sachverhalt in natürlicher Sprache erzählt oder eintippt – und kann jederzeit den Modus wechseln. Ist die Eingabe beendet, wertet der Assistent sie unmittelbar aus und befüllt die Felder automatisch. Was noch fehlt, ergänzt der Nutzer in einer weiteren Runde, erneut gesprochen, im Assistenten getippt oder direkt im Feld. Es läuft also kein Diktat durch, sondern ein Wechsel aus Beschreiben und Antworten. Welchen Weg er dabei wählt, entscheidet der Nutzer jedes Mal neu.
Eine Pause-Funktion erlaubt es außerdem, eine ganze Begehung zu begleiten: Beobachtungen werden nacheinander aufgenommen, und am Ende liegen die Felder befüllt zur Prüfung vor. Das spart spürbar Eingabezeit, besonders auf kleinen Geräten wie Smartphone oder Mini-Tablet.
Dahinter arbeiten vier AI-Engines, die in HybridForms für diese Funktion integriert wurden. Die AI Streaming Engine überführt Gesprochenes in Text, die AI Mapping Engine verteilt die Angaben auf die Felder, die AI Process Engine kümmert sich um Bedingungen, Katalogwerte und Abschnitte, und die AI Completion Engine gleicht ab, ergänzt und markiert Widersprüche.
Über das Icon »KI-Assistent« in der Fußleiste öffnet sich der Assistent. Er zeigt an einem Beispiel, wie eine Schilderung klingen kann – gesprochen oder getippt.
Nach der Eingabe sind elf Felder gefüllt. Der Assistent listet jede Übernahme einzeln zum Zurücknehmen auf und weist auf die noch offenen Pflichtfelder hin.
Wo die KI-Funktion eingesetzt werden kann
Natural Language Mapping greift überall dort, wo heute Feld für Feld getippt wird, vom Prüfprotokoll im Außendienst über den E-Government-Antrag im Bürgerportal bis zur Pflegedokumentation am Krankenbett. Die folgenden Szenarien sind Beispiele, keine abschließende Liste.
Im technischen Kundendienst spricht ein Monteur mit, während er arbeitet: Arbeitszeiten, Reparaturen und verbrauchtes Material ergeben sich aus seiner Schilderung, Katalogwerte wie »Deckglas gebrochen« setzt das System gleich mit. Das Wartungsprotokoll ist fertig, wenn er den Einsatzort verlässt. In der Onlinewache der Polizei nutzen geschädigte Personen das Modul ReachOut, um ohne Registrierung eine Strafanzeige zu erstatten: Sie erzählen den Vorfall, benennen tatverdächtige Personen, beschreiben den Tatort und schicken dann das Formular ab. Und in der Klinik zählt vor allem, dass niemand unnötig tippen muss. Schmerzen, eingeschränkte Sicht oder eine verletzte Hand machen die Bildschirmtastatur mitunter zur Hürde. Vorerkrankungen und Allergien lassen sich nun in natürlicher Sprache aufzählen und mit dem KI-Assistenten erfassen – auf einem Tablet im geschützten Kiosk-Modus für Patientinnen und Patienten.
Natürliche Spracheingabe für mehr Barrierefreiheit
Für öffentliche Stellen ist ein zweiter Eingabeweg mehr als Komfort. Die EU-Richtlinie 2016/2102 verpflichtet sie zu barrierefreien Websites und Anwendungen, in Österreich und Deutschland jeweils eigens umgesetzt. Seit dem 28. Juni 2025 zieht der European Accessibility Act für Teile der Privatwirtschaft nach und nennt Selbstbedienungsterminals ausdrücklich. Konform wird eine Anwendung allein durch Spracheingabe nicht. Die Funktion stellt aber eine Alternative zur Tastatur bereit, die gleichwertig funktioniert – und genau darum geht es in diesen Vorgaben.
Ein weiterer Aspekt der Barrierefreiheit ist die assistive Unterstützung für Menschen mit kognitiven Einschränkungen oder mit einer anderen Muttersprache als der Formularsprache. Die KI erkennt die Absicht hinter der Schilderung, führt verständlich durch die Eingabe und trägt die Angaben in die richtigen Felder ein. Für komplexere Vorgänge wie eine Online-Anzeige bei der Polizei ist damit weniger Vorwissen nötig, und die Qualität der Ergebnisse steigt.
Voraussetzungen für den Einsatz der KI-Funktionen
Die Funktion läuft nur mit einer Trusted.AI-Edition des HybridForms Servers: beim Kauf Enterprise oder Operator, im SaaS-Betrieb Shared.AI oder Dedicated. Wer heute die Business-Edition nutzt, braucht dafür ein Upgrade. Alle Bestandskunden können die Trusted.AI Enterprise-Edition drei Monate kostenlos testen. Eine Kaufverpflichtung entsteht daraus nicht. Im Formular selbst wird die natürliche Spracheingabe unter anderem über ein AI Fill Schema aktiviert. Es ergänzt die bestehende Formulardefinition um das, was die Engine zum Zuordnen benötigt. Die Vorlage bleibt dabei, wie sie ist, mitsamt Reihenfolge, Logik und allen Vorgängen, die darin schon erfasst wurden.
Außerdem braucht die Funktion eine Verbindung zum KI-Server. Offline steht sie nur zeitverzögert zur Verfügung. Ausfüllen lässt sich das Formular trotzdem sofort: über die Tastatur wie gewohnt und für Sprache über die native Diktierfunktion des Endgeräts. Die schreibt allerdings nur in das eine Feld, in dem der Cursor steht – ohne Verteilung über mehrere Felder und ohne Rückfrage zu Pflichtangaben.
Sicherer Betrieb und Verantwortung
Natural Language Mapping ist Teil von HybridForms Trusted.AI. Betrieben wird es On-Premises im eigenen Rechenzentrum oder als dedizierter Managed Service im europäischen Rechtsraum. Alle Aufnahmen und Formularinhalte verlassen diesen Rahmen zu keinem Zeitpunkt. Die Funktion bleibt durchgehend assistiv: Jede Übernahme ist protokolliert und einzeln umkehrbar, und verbindlich wird der Inhalt erst, wenn ein Mensch ihn bestätigt.
Trusted.AI optional als Service von icomedias – in Europa
Für einen schnellen Start, oder wenn Kunden sich keine eigene KI-Infrastruktur aufbauen möchten, bietet icomedias in verschiedenen Paketen (»Token Packs«) den sicheren Betrieb der HybridForms Trusted.AI auf Servern in Europa – mit EU DSGVO / Datenschutz und EU AI Act Sicherheit an.
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