System-Struktur & Architektur

Das System besteht aus zwei zentralen Komponenten: dem HybridForms Server als zentrales Backend und den HybridForms Client Apps für iOS, Android, Windows sowie als Progressive Web App (PWA) für Webbrowser.

Als Datenbankbackend unterstützt HybridForms sowohl Microsoft SQL Server als auch PostgreSQL – wahlweise betrieben auf Windows Server, Linux, als Docker-Container oder in der Microsoft Azure Cloud. PostgreSQL bietet dabei eine kosteneffiziente, open-source-basierte Alternative für Unternehmen, die auf eine herstellerunabhängige Infrastruktur setzen.

Für den Betrieb wird eine HybridForms Server-Lizenz benötigt. Jeder Benutzer einer Client App benötigt zusätzlich eine User-Lizenz (Client Access License / CAL), die zentral auf dem HybridForms Server verwaltet und administriert wird.

Der HybridForms Server unterstützt eine Multi-System-Architektur (Client, Mandant). HybridForms Server steht in drei Editionen zum Kauf zur Verfügung: Business, Trusted.AI Enterprise und Trusted.AI Operator. Standardmäßig betreiben Sie ein System; mit Trusted.AI Operator führen Sie bis zu fünf Mandanten auf einem Server, jeden mit getrennter Administration.

Im SaaS-Modell gilt dieselbe Architektur: Shared und Shared.AI erhalten einen eigenen Mandanten in einer mandantenfähigen Umgebung, Dedicated eine vollständig getrennte Serverinstanz.

HybridForms Server

• System 1
  • Form Templates
  • Form Areas
  • Area 1…n | Form Items
• System 2 (nur mit Operator Edition möglich)
  • Form Templates
  • Form Areas
  • Area 1…n | Form Items
• System n (nur mit Operator Edition möglich)

Systeme (Clients, Tenants)

Jedes System lässt sich eigenständig verwalten und flexibel für einzelne Abteilungen oder Kunden konfigurieren. Das System-Konzept ermöglicht eine granulare, delegierbare Verwaltung durch lokale oder abteilungsbezogene Administratoren.

Templates

Die Formular-Definitionen (Formular-Datenfelder, Layout etc.) werden als sogenannte Templates (Vorlagen) gespeichert. Jedes System verfügt über ein eigenes Set an Vorlagen. Templates werden zuerst von einem Administrator des jeweiligen System angelegt, anschließend den zuständigen Entwicklern und Formulardesignern zugewiesen. Der Administrator legt auch die Benutzer und Berechtigungen an, ebenso wie die Zuordnung zu einem Bereich (Area).

Areas

Jedes Template ist einem Bereich (Area) zugewiesen. Die Areas werden in den mobilen Clients Apps unter »Einstellungen« angezeigt und dienen der Strukturierung und Übersichtlichkeit bei der Anzeige der verfügbaren Vorlagen und Formulartypen.

Items

Die eigentlichen Formulardaten werden als Formularelemente (Items) gespeichert, die aus dem Template instanziiert werden (zum Beispiel manuell durch einen Benutzer, der in der HybridForms App ein neues Formular erstellt). Der Formulareintrag ist dem Bereich seiner Formularvorlage zugeordnet.

Es gibt in HybridForms mehrere Administrations- oder Zugriffsebenen für verschiedene Arten von Benutzern:

Core Server Admin

Dieser hat Zugriff auf alle Elemente, insbesondere auf die zentralen Servereinstellungen auf oberster Ebene sowie Administrationszugriff auf alle Systeme, Vorlagen und Benutzerlizenzen. Der Core Server-Administrator kann Systeme hinzufügen und den System-Administratoren zuweisen. Er kann Benutzerlizenzen aus dem zentralen Lizenz-Pool zu einem System zuweisen sowie freie (ungenutzte) Benutzerlizenzen eines Systems zurück in den zentralen Pool übertragen.

System Admin

Ein System-Administrator verfügt über vollständige administrative Rechte innerhalb eines bestimmten System. Er kann Templates, Benutzer-Lizenzen, Gruppen und Areas verwalten. Außerdem kann er Kataloge einsehen und verwalten, die dem jeweiligen System zugeordnet sind.

Gruppenbezogene Rollen

Die folgenden gruppenbezogenen Rollen stehen mit dem Modul GroupAdmin zur Verfügung, das die Benutzer- und Gruppenverwaltung an die Fachbereiche delegiert.

Group Portal Admin: Ein Group Portal‑Administrator kann alle Gruppen einsehen und verwalten (zum Beispiel erstellen, löschen). Er hat jedoch keinen Zugriff auf Formulare.
Group Portal Read‑Only User: Ein Benutzer mit dieser Rolle kann alle Gruppen einsehen, aber keinerlei Änderungen vornehmen. Auch dieser Benutzer hat keinen Zugriff auf Formulare.
Group Admin: Ein Gruppen-Administrator ist auf die ihm zugewiesene Gruppe beschränkt. Er kann die meisten Gruppenfunktionen verwalten, seine eigenen Formulare einsehen und bearbeiten sowie auf alle Formulare innerhalb seiner Gruppe zugreifen.
Group Read‑Only Admin: Dieser Admin hat reinen Lesezugriff auf die ihm zugewiesene Gruppe. Er kann seine eigenen Formulare einsehen und alle anderen Formulare innerhalb derselben Gruppe einsehen, aber keine Änderungen an Gruppeneinstellungen oder Formularen vornehmen.
Group Status Admin: Ein Group Status‑Admin kann den Status seiner eigenen Formulare anzeigen und aktualisieren sowie den Status aller Formulare innerhalb seiner Gruppe einsehen und aktualisieren.

Template Designer

Ein Template Designer hat nur Lesezugriff auf die ihm zugewiesenen Vorlagen, kann diese Vorlagen nicht bearbeiten. Außerdem hat er keinen Zugriff auf Formulare.

Catalog Manager

Core Catalog Manager: Er hat vollständigen Zugriff auf alle Kataloge innerhalb der gesamten Plattform. Er kann Kataloge erstellen und verwalten.
System Catalog Manager: Ein System Catalog‑Manager hat nur Zugriff auf die Kataloge, die seinem jeweiligen System zugeordnet sind.
Er kann keine neuen Kataloge erstellen.

API- und vorlagenbasierte Zugriffsrollen

Full Access (oder Read-Only Access) & API: Ein Benutzer mit Vollzugriff (oder Nur-Lesezugriff) hat Zugriff auf alle Formulare innerhalb einer Vorlage, und zwar sowohl über die Admin‑Benutzeroberfläche als auch über die API.
Create Forms: Ein Benutzer mit dieser Rolle kann neue Formulare in der App erstellen und eigene Formulare bearbeiten.
Update Forms: Eine Person mit dieser Rolle kann eigene Formulare bearbeiten.

Standard User

Die Standard-Benutzer stehen außerhalb der oben angeführten Administrationshierarchie, werden aber der Vollständigkeit halber trotzdem hier angeführt. Dieser Benutzer kann die HybridForms App verwenden. Er kann Formulare erstellen und auf Formulare zugreifen, die ihm oder seiner Gruppe zugewiesen sind (basierend auf vorlagenbasierten Zugriffsrollen). Er kann außerdem auf die HybridForms Admin Web App zugreifen, jedoch ausschließlich für seine eigenen Formulareinträge. Ein Standardbenutzer hat keinen Zugriff auf administrative Funktionen.