Audit Trail für die Nachvollziehbarkeit & Compliance von mobilen Formular-Prozessen
Machen Sie Ihre Dokumentation transparent & nachvollziehbar durch die Protokollierung von Änderungen bei jedem Formular-Update – zur Qualitätssicherung Ihrer Prozesse.
History-Protokolle mit automatisierter Rückverfolgung von Änderungen sind ein wichtiges Werkzeug für den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften in der Erfassung und Verarbeitung von sensiblen sowie systemkritischen Daten – und damit wesentliche Anforderungen für den professionellen Enterprise-Einsatz und Datenschutz. Mit der integrierten Audit Trail-Funktion von HybridForms können Sie die chronologische Protokollierung aller Überarbeitungen gezielt für einzelne Formularprozesse aktivieren. Damit werden bei jedem Formular-Update die Änderungsinformationen durchgängig dokumentiert, diese sind dann für berechtigte Benutzer jederzeit auf Knopfdruck abrufbar.
Der Nachweis von Änderungen an Daten ist ein wichtiger Bestandteil von vielen digitalen Arbeitsprozessen. HybridForms bietet dafür eine integrierte History-Funktion mit chronologischer Protokollierung.
Lückenlos dokumentierte Datenerfassung mit Audit Trail & History-Änderungsprotokoll
HybridForms bietet maximale Flexibilität in der Gestaltung und Umsetzung Ihrer digitalen Formularprozesse – und auch im Umgang mit Audit Trail. Die Funktion kann je nach Datenschutz- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens oder der Organisation aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden. Es kann für einen Prozess auch festlegt werden, dass übergebene Enddaten selbstverständlich ohne diese Audit-Daten ausgegeben werden. Die granularen Änderungsdaten stehen vor allem für zeitlich begrenzte forensische Fragestellungen in einzelnen Fällen unter wesentlicher Berücksichtigung des Datenschutzes zur Verfügung und sind nicht Teil der ausgegebenen Enddaten. Daher unterstützt HybridForms auch fristgesteuerte Status-Übergänge und Löschungen gemäß je Prozess einstellbaren DSGVO-Vorgaben.
User mit Administrationsberechtigung können die History-Funktion für bestimmte Vorlagen einfach mit einem Klick auswählen. Die Aufzeichnung aller relevanten Datenänderungen läuft dann automatisch und im Hintergrund ab. Die »normalen« Benutzer merken davon nichts, wenn sie eine Checkliste oder ein Formular bearbeiten und können auch die Änderungsprotokollierung nicht deaktivieren.
Die Audit Trail-Funktion zeichnet nachvollziehbar und manipulationssicher die Änderungen bei jedem Formular-Update auf, wie beispielsweise Version, Status, Zeitstempel, User, Device und Art der Änderung. Das History-Protokoll mit allen Details für jedes Einzelformular ist dann für alle berechtigten User in der Admin-App von HybridForms direkt über einen Link aufrufbar und einsehbar.
Diese automatisierten Änderungsprotokolle sind ein zentrales Werkzeug für die Qualitätssicherung von Prozessen und dienen gleichzeitig der Dokumentation für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Allgemein gültige Standards wie GCP (Good Clinical Practice), GMP (Good Manufacturing Practice), GxD (Gute Arbeitspraxis) sind Anforderungen, die mittels systemintegrierter Audit Trail-Aufzeichnung für die Datenerfassung umgesetzt werden können.
Erfüllung von Richtlinien & Compliance durch Änderungskontrolle & Rückverfolgung der Daten
Viele Branchen sind an den Nachweis einer gesetzlichen Dokumentationspflicht in Prozessabläufen und der Einhaltung von Normen & Richtlinien gebunden, wie etwa Organisationen im Gesundheitswesen, medizinische Forschungseinrichtungen, Hersteller von Medizinprodukten und Arzneimitteln, Unternehmen in der Lebensmittelproduktion und viele mehr. Anwendungsszenarien für den Einsatz von Audit Trail sind zum Beispiel:
Audit Trail & Good Clinical Practice (GCP) bei der Medizinischen Universität Graz
Das Projektteam einer klinischen Medikamenten-Studie unter der Leitung der Medizinischen Universität Graz erfasst die Protokolle der Visiten in den acht teilnehmenden Kliniken österreichweit durchgängig digital mit der HybridForms App. Die detaillierte Dokumentation erfolgt dabei mit elektronischen Case Report Forms (eCRF) in einem mehrstufigen Prozess. Zur Qualitätskontrolle der Prozesse im Sinne der »Guten klinischen Praxis – GCP/Good Clinical Practice« muss die detaillierte Erfassung und Prüfung der Daten inklusive Änderungsmanagement sichergestellt werden. Mit der integrierten Audit Trail-Funktion von HybridForms ist die lückenlose Rückverfolgung von Änderungen gewährleistet – Details wie Version, Datum, Uhrzeit, Benutzer und Art der Änderung sind jederzeit nachvollziehbar.
Audit Trail mit HybridForms – Ihre Vorteile auf einen Blick
Die integrierte Audit Trail-Funktion protokolliert bei jedem Formular-Update alle Änderungen in den erfassten Daten – wie Version, Status, Benutzer, Zeitstempel und Art der Änderung.
Sie definieren im Admin-Bereich von HybridForms gezielt für jede Formularvorlage, ob Audit Trail aktiviert werden soll oder nicht.
Die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen & Standards bei der Dokumentation von sensiblen Daten wird gewährleistet – wie zum Beispiel in Medizin, Forschung & Pharma.
Auszug aus unserer Kundenliste
