Workflow & Stages: Mehrstufige Formular-Prozesse und Zusammenarbeit in verteilten Teams
Automatisieren Sie die Dokumentation von Aufgaben & Einsätzen mit stufenweiser Sichtbarkeit von Inhalten für verschiedene Benutzer und integrierten Workflows.
Mit dem integrierten Stages Workflow von HybridForms können Sie auch hochkomplexe Prozesse für die mobile Datenerfassung und Dokumentation benutzerfreundlich und leistungsstark automatisieren. Sei es die Zusammenarbeit von verschiedenen Benutzern und Gruppen an einem Formular, unterschiedliche Sichtbarkeiten von Inhalten abhängig von Rollen, Definition von Conditions und damit verknüpften Aktionen, Customizing und individuelle Anpassungen – HybridForms bietet als Framework für die Entwicklung von mobilen und sicheren Formularprozessen eine Reihe von Funktionen für professionelle Enterprise-Anwendungen.
Bei der Dokumentation von komplexen Einsätzen durch unterschiedliche Benutzer/Teams ist es entscheidend, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen zu können und sicherzustellen, dass die Datenerfassung für jeden Abschnitt korrekt ausgeführt wird.
Stufen und rollenbasierte Sichtbarkeiten von Formularinhalten in Prozessen
In den Stages geht es vor allem um Sichtbarkeiten je Stufe. So darf in dieser Beispielgrafik der Monteur nur einen Teil der Formularinhalte sehen und auch bearbeiten. Der Innendienst darf alle vom Monteur erfassten Daten bearbeiten, hat aber für die Vertragsdaten nur Leserechte.
Einsatzszenarien: Formularprozesse mit integriertem Workflow & Stages mit HybridForms
Sichere Collaboration im Team & transparente Abläufe mit automatisierten Workflow-Stufen
Mehrstufiger Formular-Workflow bei ELK Fertighaus
Der europaweit tätige Fertighaus-Hersteller ELK Fertighaus mit Zentrale in Niederösterreich (Österreich) setzt HybridForms für die Dokumentation von verschiedenen Prozessen ein, wie zum Beispiel die Hausübergaben. In bis zu 13 Stufen wird der Ablauf jedes Bauvorhabens abgebildet – wie zum Beispiel die Kundendaten, die Besichtigung der Zufahrt zur geplanten Baustelle, diversen Abnahmen (wie Keller/Bodenplatte, belagsfertiges Haus, schlüsselfertiges Haus) bis zum Abschluss des Bauvorhabens. Granulare Berechtigungen regeln die Schreib- und Leserechte der unterschiedlichen Benutzergruppen (wie Montageteams oder Bauleiter) für jede einzelne Stufe. Über integrierte Workflows werden in bestimmten Stages Aktionen wie der Export von Zwischenberichten als PDF oder der Versand von automatisierten E-Mails an den jeweiligen Kunden mit PDF-Anhängen ausgeführt.
Die Datenerfassung mit der HybridForms App erfolgt in einem mehrstufigen Prozess. Jede Benutzergruppe sieht immer nur jene Formularfelder, die für sie relevant sind – so bleiben die Checklisten übersichtlich. Funktionen wie die mobile Fotodokumentation sowie das Unterschreiben der ausgefüllten Berichte durch Kunden, Bauleiter oder Partieführer direkt am Device unterstützen die Teams bei ihrem Einsatz vor Ort – mobil, strukturiert und ohne Medienbrüche.
Schnittstellen zu Drittsystemen bei ELK ermöglichen den Import von Daten und das automatische Befüllen von Feldern (wie Kundendaten) bei der Erstellung eines Formulars für ein neues Bauvorhaben, ebenso wie den Export aller erfassten Daten nach Abschluss des Projekts für die interne Ablage, das Qualitätsmanagement und weiterführende Auswertungen.
Workflow Stages mit HybridForms – Ihre Vorteile auf einen Blick
Einrichtung von beliebig vielen Workflow-Stufen – maßgeschneiderte Prozesse für die optimierte Datenerfassung und transparente Dokumentation.
Verknüpfung der Stufen mit Workflows – automatisierte Aktionen wie PDF-Export der erfassten Daten, Versenden von Benachrichtigungen per E-Mail, Aktivierung des Kiosk-Modus.
Sichere mehrstufige Abläufe – Definition von Bedingungen, Weiter-/Zurück-Interaktion zwischen Stufen, unterschiedliche Rechte für Benutzer und Gruppen in einzelnen Stages, etc.
Auszug aus unserer Kundenliste
