Project Management Officer (PMO) / Technische Projektassistenz (m/w/d) in Graz

  • Standort: Graz (Entenplatz 1, 8020 Graz)
  • Berichtslinie: Geschäftsführung, fachlich unterstützt du unsere Software Consultants und Projektleiter:innen
  • Verantwortungsbereich: Projektorganisation, Termin- und Dokumentenmanagement, Support und technische Anpassungen

  • Beschäftigungsausmaß: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)

  • Reisetätigkeit: keine

Über die Rolle

Die icomedias GmbH ist ein Grazer Software- und IT-Dienstleistungsunternehmen, das Teil der deutschen Altamount / Chapters Group AG ist. Mit unserer Produktfamilie HybridForms® digitalisieren wir Formulare und Geschäftsprozesse vorrangig für Public Sector, Polizei, Sicherheit und kritischer Infrastruktur (KRITIS).

Unsere Software Consultants und Projektleiter:innen betreuen mehrere Kundenprojekte gleichzeitig. Damit sie sich auf Beratung und Lösungsentwicklung konzentrieren können, suchen wir eine:n PMO / Technische Projektassistenz (m/w/d), die/der die Projekte organisatorisch zusammenhält: Termine, Unterlagen, Support-Anfragen und kleinere technische Anpassungen laufen bei dir zusammen. Mit deinem technischen Verständnis findest du dich schnell in unseren Systemen zurecht und erledigst Kleinigkeiten selbst, statt sie an die Entwicklung weiterzugeben.

Du hast ein tiefes technisches Verständnis, wie Software entsteht, lernst das Produkt HybridForms® gut kennen, Du hast Erfahrung und Interesse an der gezielten Anwendung von KI in der Arbeit, aber auch als Funktion im Produkt – und hast dabei Datenschutz und Grenzen immer sicher im Blick.

Deine Aufgaben

Projektorganisation

  • Termin- und Ressourcenplanung für Kundentermine, Workshops, Abnahmen und Go-Lives in Abstimmung mit Consultants, Entwicklung und Kunden

  • Organisation, Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings inklusive Protokollen und Nachverfolgung offener Punkte

  • Pflege von Projekten, Aufgaben und Tickets in Jira sowie Überblick über Status und Fristen aller laufenden Projekte

  • Hinweis an die Projektverantwortlichen bei Terminverzug oder offenen Abhängigkeiten

Dokumentation und Unterlagen

  • Zentrale Ablage und Pflege aller Projektunterlagen (Angebote, Spezifikationen, Protokolle, Testberichte, Abnahmen)

  • Erstellung und Pflege von Vorlagen für Projektdokumente sowie von Dokumentationen und Anleitungen für Kunden

  • Sicherstellen, dass Unterlagen vollständig, aktuell und für das gesamte Team auffindbar sind

Support

  • 1st-Level-Support für Kunden: Annahme, Erfassung und Priorisierung von Anfragen, Lösung einfacher Fälle und Weitergabe an Consultants oder Entwicklung

  • Interner Support für Consultants und Projektleiter:innen, z.B. bei Testsystemen, Testdaten und Kundenkonfigurationen

  • Mitarbeit bei begleitenden Testmaßnahmen und Abnahmen

Technische Anpassungen

  • Kleinere Anpassungen an HybridForms-Formularvorlagen (z.B. Texte, Felder, Layout, einfache Logik in HTML/JavaScript/JSON)

  • Konfiguration in der HybridForms Admin Web App (z.B. Benutzer, Gruppen, Systeme, Stages)

  • Erstellung einfacher Auswertungen und Skripte (z.B. Jira-Filter, Excel, Python) zur Unterstützung des Projektteams

Dein Profil

  • Abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung (z.B. HTL, HAK, FH) oder vergleichbare Praxiserfahrung

  • Erste Berufserfahrung in Projektassistenz, PMO, IT-Support, QA oder Software-Entwicklung

  • Technisches Verständnis und Programmiererfahrung von Vorteil, z.B. in HTML, JavaScript, JSON/XML – du musst keine Software entwickeln, aber dich in Code und Konfigurationen schnell zurechtfinden

  • Erfahrung mit Jira oder vergleichbaren Ticket- und Projekttools sowie sicherer Umgang mit MS Office

  • Ausgeprägtes Organisationstalent, Genauigkeit und Freude daran, den Überblick über mehrere Projekte zu behalten

  • Serviceorientierung und freundliches Auftreten gegenüber Kunden

  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

  • Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Teamfähigkeit

Was wir bieten

  • Unbefristete Anstellung in einem etablierten Grazer Softwareunternehmen

  • Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Homeoffice

  • Abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Organisation, Kunden und Technik

  • Enge Zusammenarbeit mit Consultants und einem erfahrenen Entwicklungsteam

  • Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und direkter Draht zur Geschäftsführung

  • Gezielte Weiterbildung, z.B. Produktschulungen und technische Weiterbildungen

  • Gute Erreichbarkeit im Grazer Stadtzentrum

Unser Angebot

Für diese Position gilt der Kollektivvertrag für Angestellte von Unternehmen im Bereich Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik (IT-KV). Das kollektivvertragliche Mindestgrundgehalt beträgt EUR 3.267,– brutto pro Monat auf Vollzeitbasis (38,5 Stunden, Verwendungsgruppe ST1, Einstiegsstufe, 14 x jährlich). Je nach Qualifikation und Erfahrung ist eine Überzahlung vorgesehen.

Interesse?

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und Zeugnissen an jobs@icomedias.com.

icomedias: Ramon Weinand

Dein Ansprechpartner:
Ramon Weinand
Telefon: +43 (316) 721 671-107

jobs@icomedias.com
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Unsere Adresse:
Entenplatz 1b
8020 Graz, Österreich

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