Die Unterschriftenfelder, mit dem eigenhändige Unterschriften erfasst werden können, gehören zu den wichtigsten und am häufigsten eingesetzten Features von HybridForms. Umfangreiche Sicherheitsfunktionen, wie das verschlüsselte Speichern von biometrischen Daten, die Verknüpfung von Metadaten oder die automatische Sperrfunktion, stellen die Authentizität der digitalen Unterschrift sicher. Die elektronische Signatur ist – wie eine Unterschrift auf einem Papierdokument – verbindlich und rechtssicher.
Sie können auf jedem digitalen Formular beliebig viele Unterschriftenfelder einbauen, entsprechend Ihrem Bedarf. Damit können Sie eigenhändige Unterschriften von Kunden oder Mitarbeitern mit der HybridForms App auf handelsüblichen Tablets und Smartphones – entweder mit dazugehörigem Stift oder auch einfach mit dem Finger geschrieben – elektronisch einholen. Die App speichert dabei alle Informationen sicher und nachvollziehbar, auch im Offline-Modus.
Diese Funktion ist integriert in die HybridForms App und damit für alle Formulare mit HybridForms verfügbar, kann aber nicht als abgetrenntes Unterschriften-Modul in anderen Softwarelösungen eingesetzt werden.
Mit HybridForms können Sie die bisher herkömmliche Praxis bei papierbasierten Abläufen – geschäftsrelevante Formulare, Protokolle und Verträge mit eigenhändiger Unterschrift verbindlich zu bestätigen – auch auf digitale Formular-Prozesse anwenden.
Biometrische Unterschriften – handschriftlich mit einem digitalen Stift direkt am mobilen Device
Biometrische Aufzeichnung der Unterschrift
Das System speichert biometrische Merkmale wie Schreibgeschwindigkeit, Schreibrichtung, Abfolge und Pausen, Andruckstärkeverlauf und ein zweidimensionales Schriftbild der Unterschrift.
Zertifikatfreie elektronische biometrische Unterschrift
Alle Unterschriftenfelder sind in der HybridForms App standardmäßig mit einem Guilloche-Sicherheitsmuster hinterlegt. Sie aktivieren dieses Feld einfach per Klick/Touch auf das Feld. Das Unterschriftenfeld erscheint dann über die gesamte Bildschirmbreite und ist bereit für die Eingabe.
Information zum Standort in den Metadaten
Falls Sie der App nicht bereits generell erlaubt haben, Ihren Standort zu verwenden, erscheint ein entsprechender Hinweis. Der Vorteil, wenn Sie der Verwendung einmalig oder immer zustimmen: Die Position (GPS) des Benutzers zum Zeitpunkt der Unterschrift wird in den Metadaten automatisch angezeigt.
Aktiviertes Unterschriftenfeld
Das Feld ist dann offen für Ihre Dateneingabe / eigenhändige Unterschrift mit einem digitalen Stift oder mit Fingergeste – abhängig vom verwendeten Device.
Speichern der Unterschrift
Speichern Sie die Unterschrift mit Klick / Touch auf den Button [Speichern]. Wenn Sie die Unterschrift löschen bzw. wiederholen möchten, löschen Sie die Eingabe mit dem Icon [Radiergummi] rechts oben.
Schreibschutz als Sicherheitsfunktion
Wenige Sekunden nach dem Speichern der Eingabe wird ein automatischer Schreibschutz aktiv und es erscheint ein Schlüssel-Symbol. Danach kann die Unterschrift nicht mehr verändert werden.
Anzeige der Metadaten
Die Metadaten sind eine weitere wichtige Sicherheitsfunktion und zeigen Infos wie Location (GPS), Name des Unterzeichners (falls im Formular vordefiniert), eine eindeutige GUID, Datum, Uhrzeit und die Zeitzone. Die Anzeige ist optional und kann auch teilweise bzw. ganz ausgeblendet werden. Die Definition der Vorgaben erfolgt im Prozess des Formular-Designs.
Löschen der Unterschrift
Sie können die Unterschrift nicht mehr verändern – allerdings durch Klick / Touch auf das Schlüssel-Symbol die gesamte Eingabe löschen. Das Feld ist dann leer und Sie können nochmals unterschreiben.
Authentische Unterschriften mit optimierter Datensicherheit durch Verschlüsselung
HybridForms bietet zusätzlich zu den Sicherheitsfunktionen im Unterschriftenfeld selbst auch die Möglichkeit, die Signaturdaten verschlüsselt zu speichern. Da es sich bei den eigenhändigen Unterschriften um personenbezogene – und damit sensible – Daten handelt, gibt es die Möglichkeit, ein Public-Key-Verschlüsselungsverfahren (AES) einzubinden. Ein digitales Zertifikat muss dafür zusammen mit dem Formular-Template hochgeladen werden. Bei der Ausgabe des abgeschlossenen Formulars als PDF-Datei kann die Unterschrift optional als PDF-Anhang archiviert werden. Für weitere technische Details dazu kontaktieren Sie bitte unseren technischen Support.
Die Speicherung der biometrischen Daten erfolgt verschlüsselt und standard-konform nach Standard ISO/IEC 19794-7:2014. Siehe dazu auch:
Gedrucktes Papier-Formular:
Die Unterschrift erfolgt mit Schreibstift auf Papier. Alle auf dem Papierformular eingetragenen Daten müssen dann noch abgetippt oder eingescannt und für die Archivierung digitalisiert werden.
Digitales Formular mit HybridForms:
Die Unterschrift wird mit Pen direkt am Tablet in das Unterschriftenfeld geschrieben. Die biometrische Merkmale werden dabei automatisch digital und sicher gespeichert.
Elektronische Unterschriften und Datenschutz – EU-DSGVO und GPDR
Handschriftliche Unterschriften, die Ihre Kunden oder Sie mit einem Smart-Pen in das entsprechende Unterschriftenfeld der HybridForms App schreiben, werden sicher und datenschutzkonform direkt am Endgerät verschlüsselt gespeichert – entsprechend der EU-DSGVO (EU-Datenschutzgrundverordnung) und GPDR (General Data Protection Regulation).
Die Verbindlichkeit von elektronischen Unterschriften wird in einer Reihe von gesetzlichen Vorgaben geregelt. So stellt zum Beispiel die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) den digitalen Abschluss von Verträgen europaweit auf eine sichere Basis. Demnach hat die elektronische Signatur dieselbe Rechtsverbindlichkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. Das bedeutet, dass mit einer elektronischen Unterschrift eine rechtsverbindliche Einwilligung und Dokumentation bestätigt wird. Siehe dazu auch:
Unterschriftenfeld mit Firmenstempel
Seit der mobilen HybridForms App Version 8.8 (März 2022) ist es auch möglich, das Unterschriftsfeld optional mit der Abbildung eines Firmenstempels zu hinterlegen:
Ihre Einsatzszenarien für digitale Unterschriften
Die Unterschriftenfunktion ist vielfältig einsetzbar. Typische Anwendungsfälle für die Einbindung von digitalen Unterschriften in mobile Checklisten, Protokolle und Rapporte sind beispielsweise:
Biometrische Unterschriften im Praxiseinsatz bei der Spital STS AG
Das Schweizer Spitalszentrum Spital STS hat die sichere biometrische Unterschriftenfunktion von HybridForms auf den digitalen Formularen für die Aufklärungsgespräche bei Magenspiegelungen eingebunden. Jedes Formular wird dabei vorab mit Patientendaten aus dem internen Krankenhausinformationssystem (KIS) befüllt. Das Aufklärungsgespräch selbst erfolgt mit Hilfe eines Tablets – inklusive Video und Informationen zum Ablauf der Gastroskopie und einer Checkliste mit wichtigen Fragen zu Vorerkrankungen, Allergien und bestehender Medikation.
Die abschließende Einverständnisverklärung wird dann in eigenen Unterschriftenfeldern sowohl vom Patienten als auch vom Arzt handschriftlich mit einem digitalen Stift direkt auf dem Tablet bestätigt. Dabei speichert die App alle relevanten biometrischen Merkmale der Unterschriften wie Druckprofil und Geschwindigkeit, aber auch Metadaten wie Datum, Uhrzeit, GPS und eine einzigartige Prozess GUID (Globally Unique Identifier). Diese biometrischen Unterschriften sind rechtsverbindlich und garantieren eine beweissichere Dokumentation.
Biometrische Unterschriften mit HybridForms – Ihre Vorteile auf einen Blick
Direkt auf dem Tablet oder Smartphone handschriftlich in der HybridForms App unterschreiben und die erfassten Daten damit bestätigen – vor Ort beim Termin, Einsatz, Beratungsgespräch usw.
Die biometrischen Merkmale und Metadaten der Unterschrift werden rechtsverbindlich und sicher gespeichert – datenschutzkonform & gemäß ISO-Standard für Biometrie.
Durch die digitale Transformation der Unterschrift verkürzen Sie Ihre Unterschrifts- und Genehmigungsprozesse ganz wesentlich & vereinfachen damit Ihre Abläufe.
Auszug aus unserer Kundenliste
