Wenn Papierformulare „laufen“ lernen

In einigen Bereichen des Gesundheitssystems ist es noch immer notwendig, Papierformulare auszufüllen, manchmal auch mit Durchschlag, wie zum Beispiel das Notfall-Protokoll von Rettungsorganisationen. Wie es dann um die Lesbarkeit bestellt sein kann, weiß jeder. Und um die Patientensicherheit.

Digitale Formulare sorgen für mehr Sicherheit und Transparenz. Medizinische Daten direkt vor Ort digital zu erfassen und ohne Zeitverlust in klinische und administrative Prozesse zu integrieren, erhöht zusätzlich die Effizienz.

Wer, was, wie, wofür, wohin, und dann? Papierformulare everywhere …

(Wer?) Die Sanitäter und Notärzte einer Rettungsorganisation erledigten ihre (was?) medizinische Dokumentation bisher (wie?) mit ausgedruckten Formularen, die es für jede Art von Einsatz gab. Die händisch ausgefüllten Papierformulare und die Durchschläge (wohin?) wurden dann an verschiedene Abteilungen weitergegeben, wo sie (und dann?) abgetippt und in Datenbanken eingepflegt wurden. Zeitverzögerung, Übertragungsfehler und Ungenauigkeiten durch unleserliche Handschrift und unvollständige Einträge sind eine fast logische Folge.

Das geht auch anders, …

Ein Papierformular zu digitalisieren, ist ja sehr einfach – die Besonderheit ist aber, dem elektronischen Formular „Fähigkeiten“ zu verleihen, die die Arbeit damit vereinfachen. Am Beispiel Notarzt- und Rettungsdienst ist das sehr gut darstellbar.

  • Maßgeschneiderte digitale Vorlagen wie zum Beispiel für akute Notfalleinsätze, Personentransporte oder Transporte von Blutkonserven können über eine Windows-App aufgerufen werden.
  • Von analog zu digital mit HybridForms: Das handliche Tablet mit einer speziellen Healthcare-Hülle ersetzt Papierstapel. Eine integrierte Fotokamera, ein Barcode-Scanner und Anschlüsse zu externen Geräten wie EKG bieten eine zusätzliche Datenintegration.
  • Alle Daten werden erfasst, nichts wird übersehen, da Pflichtfelder deutlich markiert sind und definierte Felder bereits vom System vorausgefüllt werden. Die mobile App speichert laufend jeden Zwischenstand und synchronisiert die Daten automatisch mit dem zentralen Server, sodass das Ausfüllen jederzeit unterbrochen werden kann.
  • Durch die sofortige Verfügbarkeit aller mobil eingegebenen Formulardaten auf dem zentralen SharePoint-Server sind die Daten sofort auswertbar. HybridForms unterstützt auch die Integration von Workflows und den Datenaustausch mit Drittsystemen wie KIS, SAP oder Leitstellen.

… wie die Praxis zeigt.

Referenzkunden für HybridForms sind etwa das Land Steiermark (Notarzt- und Rettungswesen) oder der Klinikverbund Spital STS in der Schweiz (Sanitätsdienst). Die Einsparung an Administration von jährlich über 3.000 Stunden spricht für sich. Zeit, die für das Wesentliche eingesetzt werden kann – die Versorgung von Patienten. Die Fehlerrate wird durch transparente und durchgängig nachvollziehbare Dokumentation deutlich gesenkt. So kann sich die Investition binnen weniger Monate amortisieren.

Pressespiegel: Dieser Artikel ist erschienen in der ÖKZ – Das österreichische Gesundheitswesen, 56. Jg. (2015), 10, Seite 23